Kontorlederens funktionsbeskrivelse

Kontorlederen som del af ledelsen på DFL

Kontorlederen udgør sammen med serviceleder, køkkenleder, viceleder og forstander den daglige ledelse på Den frie Lærerskole.  

Kontorlederen har – under ansvar over for forstanderen – det daglige overordnede ledelsesansvar for kontoret og dets funktioner. Dette ledelsesansvar udøves bl.a. gennem deltagelse i Bygnings- og Lokaleudvalget og Sikkerhedsudvalget samt ved medlemskab i Samarbejdsudvalget og deltagelse i Styrelsesmøder. På de her nævnte områder er kontorlederen endvidere referent.

Ledelsesansvaret omfatter ud over beslutningstagning i sager vedrørende kontor-området også personalepleje (herunder medarbejdernes faglige udvikling) og ansvar for iværksættelse af ideudvikling inden for kontorets arbejde på de enkelte områder.

Forstanderen har det overordnede personaleansvar for alle ansatte på DFL, idet han i henhold til skolens fundats er ansættende myndighed for hele personalet.

I praksis træffes beslutning om ansættelse af personale i samråd dels med diverse ansættelsesudvalg, dels med øvrige ledere. Forstanderens udøvelse af sit personaleansvar på kontorområdet sker i tæt samarbejde med kontorlederen – jf. ovenstående om dennes ansvar for områdets personalepleje.

Kontorlederen deltager i styrelsesmøder, Samarbejdsudvalgsmøder og Arbejdsmiljøudvalgsmøder som ledelsesrepræsentant og referent.

Opgavebeskrivelse

Kontorlederens centrale opgaver er

1. Medlem af DFLs ledelsesteam (jvf. funktionsbeskrivelse)

2. Personaleansvarlig for Kontorområdet (jvf. funktionsbeskrivelse)

3. Regnskabsadministration
   – ansvarlig for den daglige administration af økonomi, regnskab og
     budgettering herunder samarbejdet med stormødets budgetudvalg om 
     lærer-elevbudgettet og skolens revisorfirma
   – ansvarlig for opstilling af budgettet og udarbejdelse og aflæggelse af 
     årsrapport over for styrelse og tillidsmandskreds
   – ansvarlig for administration af og kontakt til Uddannelses- og forsknings-
    ministeriet vedrørende det lovgivningsbestemte tilskud fra  staten

4. Løn- og ansættelsesadministration 
   – daglig ansvarlig for administration af løn- og ansættelsesforhold, samt at
     gældende overenskomster overholdes 
   – ansvarlig for kontakten til de sociale myndigheder vedr. ansættelser med
     tilskud fra det offentlige

5. Bygningsadministration
   – gennem deltagelse i ledelsesgruppen ansvarlig for den daglige  administration
     og økonomiske side af vedligeholdelsen af DFLs 
     bygninger, lokaler (herunder møbler og udstyr) og arealer.
   – deltagelse i bygherreopgaver i forbindelse med ny- og ombygninger i et tæt
     samarbejde med serviceleder

6. Udlejningsadministration 
   – ansvarlig i forhold til gældende lovgivning og interne ordninger for udlejningen
     af DFLs kollegieværelser
   – administrator for den til DFL knyttede selvejende ungdomsboligorganisation,
     Brimerkollegierne

7. Studenteradministration 
   – ansvarlig for opgaver i forbindelse med KOT-systemet og skolens ansøgnings-
     administration i øvrigt
   – ansvarlig for administrationens samarbejde med den pædagogisk/administrative
    koordinator vedrørende diverse studenterregistreringer
   – ansvarlig for administrationen af skolens opgaver i forhold til de studerendes SU

8. Sagsbehandler på ovennævnte områder 
   – ud over at være ansvarlig for, at ovennævnte opgaveområder bliver fordelt og udført
      blandt og af relevante medarbejdere, har kontorlederen selv en række
     sagsbehandlingsopgaver inden for opgaveområderne